※本記事の情報は2026年7月16日時点の出入国在留管理庁の公表資料に基づく情報提供です。提出書類は審査の過程で追加を求められる場合があります。最新の情報は必ず入管庁の公式ページでご確認ください。
海外から外国人を採用するとき、最初に取るのが在留資格認定証明書（COE：Certificate of Eligibility）です。
この手続きで企業の担当者が最初につまずくのが、「必要書類が会社によって違う」という点です。ネットで「必要書類一覧」を見て準備したのに、自社の場合はもっと少なくてよかった（あるいは全然足りなかった）——これは、入管が所属機関（受入企業）をカテゴリー1〜4に区分し、カテゴリーごとに提出書類を変えているためです。
この記事では、在留資格「技術・人文知識・国際業務」を例に、カテゴリーの決まり方とカテゴリーごとに何が増えるのかを、入管庁が公開している申請書の様式とチェックシートに沿って整理します。
前提：手数料は無料、標準処理期間は1〜3か月
意外と知られていませんが、COEの交付申請に手数料はかかりません。入管庁の手続案内に「手数料はかかりません。」と明記されています。
そして標準処理期間は1か月〜3か月です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 手数料 | かからない（無料） |
| 標準処理期間 | 1か月〜3か月 |
| オンライン申請 | 可能（在留申請オンラインシステム） |
| 不服申立て | なし |
公式情報：出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」 https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html
入社日から逆算するときは、この1〜3か月が効いてきます。COEが出た後に本人が在外公館でビザ（査証）を取り、来日する時間も必要です。「4月入社だから2月に申請すれば十分」という感覚は危険で、余裕をもった逆算が要ります。
なお、在留資格の更新・変更の手数料は2026年10月から変わります。COEは無料のままですが、入社後の更新手続きには影響するため、あわせて「在留資格の更新手数料【2026年確定版】」もご確認ください。
申請書の様式は「別記第六号の三様式」
COEの交付申請書は、別記第六号の三様式（第六条の二関係）です。申請書PDFの1ページ目の左上にそう書かれています。「第六条の二関係」とは、出入国管理及び難民認定法施行規則の第六条の二に基づく様式、という意味です。
公式情報：出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請書」（PDF） https://www.moj.go.jp/isa/content/930004029.pdf ／ Excel版 https://www.moj.go.jp/isa/content/930004030.xlsx
この申請書は7ページありますが、実は書く人が2種類に分かれているのがポイントです。
| ページ | 区分 | 誰が書くか |
|---|---|---|
| 1〜3ページ | 申請人等作成用 1・2 | 外国人本人（または代理人） |
| 4〜5ページ | 所属機関等作成用 1・2 | 受入企業 |
| 6〜7ページ | 職業・業種コード一覧 | （記入の参照用） |
つまり申請書は本人だけでも会社だけでも完成しません。海外にいる本人と国内の会社で分担して書くため、様式のExcel版を早めに共有しておくと手戻りが減ります。
本題：カテゴリー1〜4はこう決まる
カテゴリーは、受入企業の規模・実績で決まります。入管庁のページに記載された区分は次のとおりです。
| カテゴリー | 区分（所属機関） |
|---|---|
| カテゴリー1 | 日本の証券取引所に上場している企業／保険業を営む相互会社／日本又は外国の国・地方公共団体／独立行政法人／特殊法人・認可法人／日本の国・地方公共団体認可の公益法人／法人税法別表第1に掲げる公共法人／高度専門職省令第1条第1項各号の表の特別加算の項の中欄イ又はロの対象企業（イノベーション創出企業）／一定の条件を満たす企業等 |
| カテゴリー2 | 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人／カテゴリー2と同様の添付資料での申請を希望し、カテゴリー審査に係る資料を提出したうえ、在留申請オンラインシステムの利用申出が承認された機関 |
| カテゴリー3 | 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体・個人（カテゴリー2を除く） |
| カテゴリー4 | 左のいずれにも該当しない団体・個人 |
公式情報：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」 https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html
ここで実務的に重要なのがカテゴリー2の2つ目です。源泉徴収税額が1,000万円に届かない会社でも、在留申請オンラインシステムの利用申出が承認されれば、カテゴリー2と同様の添付資料で申請できるという趣旨の記載があります。毎回大量の書類を用意している会社にとっては、ここが効率化の分かれ目になり得ます。
またカテゴリー4は「新設会社だから」ではありません。定義は「カテゴリー1〜3のいずれにも該当しない団体・個人」です。前年分の法定調書合計表を提出していれば（納税額が小さくても）カテゴリー3になります。設立して間もなく、前年分の法定調書合計表がまだ無い会社が結果としてカテゴリー4になる、という順序です。
なお入管庁のページには、カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書について「提出可能な書類がない場合は、カテゴリー4に該当することとなります」と記載されています。証明できなければ自動的にカテゴリー4扱い、ということです。
カテゴリー全体で共通して出すもの（4点）
入管庁の「提出書類チェックシート（カテゴリー共通）」によれば、カテゴリー1〜4のすべてで必要なのは次の4点です。
- 在留資格認定証明書交付申請書 1通
- 写真 1葉（縦4cm×横3cm／申請前6か月以内に正面から撮影／無帽・無背景で鮮明なもの／裏面に申請人の氏名を記載し、申請書の写真欄に貼付）
- 返信用封筒 1通（定形封筒に宛名・宛先を明記し、簡易書留用の郵便切手を貼付）
- カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書
公式情報：出入国在留管理庁「提出書類チェックシート（カテゴリー共通）」（PDF） https://www.moj.go.jp/isa/content/001404131.pdf
4のカテゴリー該当性の証明は、カテゴリーごとに中身が違います。
| カテゴリー | 該当性を証明する文書の例 |
|---|---|
| カテゴリー1 | 四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）／主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書（写し）／イノベーション創出企業であることを証明する文書（例：補助金交付決定通知書の写し）／「一定の条件を満たす企業等」であることを証明する文書（例：認定証等の写し） |
| カテゴリー2 | 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（写し）／在留申請オンラインシステムに係る利用申出の承認を受けていることを証明する文書 |
カテゴリー3・4だけに増える書類
ここが本題です。カテゴリー1・2は上の4点でほぼ完結しますが、カテゴリー3・4は会社側の資料が一気に増えます。入管庁の「提出書類チェックシート（カテゴリー3・4のみ）」に沿うと、次のような資料が必要です。
| # | 提出書類 | カテゴリー3 | カテゴリー4 |
|---|---|---|---|
| 7 | 活動内容等を明らかにする資料（労働契約なら、労働基準法第15条第1項・同法施行規則第5条に基づき労働者に交付される労働条件を明示する文書／日本法人の役員就任なら役員報酬を定める定款の写し又は株主総会議事録の写し 等） | ○ | ○ |
| 8 | 学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書（職務内容・期間を明示した履歴書／大学等の卒業証明書 等） | ○ | ○ |
| 9 | 登記事項証明書 | ○ | ○ |
| 10 | 事業内容を明らかにする資料（沿革・役員・組織・事業内容（主要取引先と取引実績を含む）等が詳細に記載された案内書 等） | ○ | ○ |
| 11 | 直近年度の決算文書の写し（※新規事業の場合は事業計画書） | ○ | ○ |
| 12 | 所属機関の代表者に関する申告書（参考様式） | ○ | ○ |
| 13 | 主に言語能力を用いて対人業務等に従事する場合、CEFR・B2相当の言語能力を証する資料 | △ | △ |
| 14 | 前年分の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料（給与支払事務所等の開設届書の写し＋直近3か月分の所得税徴収高計算書の写し 等） | — | ○ |
公式情報：出入国在留管理庁「提出書類チェックシート（カテゴリー3・4のみ）」（PDF） https://www.moj.go.jp/isa/content/001437254.pdf
14がカテゴリー4だけの特徴です。カテゴリー4は「法定調書合計表が無い」状態なので、なぜ無いのかを説明する資料を求められます。設立直後の会社は、給与支払事務所等の開設届書の写しなどを準備することになります。
なお 9の登記事項証明書は、法務局のオンライン請求が使えます（窓口600円に対し、オンライン請求なら郵送受取520円・窓口受取490円）。
準備の順序（実務）
- 自社のカテゴリーを確定する（前年分の法定調書合計表の源泉徴収税額を確認。上場・公益法人等ならカテゴリー1）
- カテゴリーに応じたチェックシートをダウンロードして印刷する（共通／カテゴリー3・4用）
- 申請書のExcel版を本人と共有する（申請人等作成用は本人、所属機関等作成用は会社）
- カテゴリー該当性の証明書類を集める
- カテゴリー3・4なら、会社資料（登記事項証明書・決算文書・案内書・代表者に関する申告書）を集める
- 申請 →（標準処理期間1〜3か月）→ COE交付 → 本人へ送付 → 在外公館で査証申請 → 来日
入管庁のページには「審査の過程において、ページ記載外の資料を求める場合もあります」と明記されています。チェックシートは最低限であって、上限ではありません。
まとめ
- COEの申請書は別記第六号の三様式（第六条の二関係）。7ページあり、申請人等作成用（本人）と所属機関等作成用（会社）に分かれる
- 手数料は無料、標準処理期間は1か月〜3か月
- カテゴリーは受入企業の規模・実績で決まる。カテゴリー2は源泉徴収税額1,000万円以上、または在留申請オンラインシステムの利用申出が承認された機関
- カテゴリー4は「新設会社」の意味ではなく「1〜3のいずれにも該当しない」。該当性を証明できない場合もカテゴリー4扱い
- カテゴリー1・2は共通4点でほぼ完結。カテゴリー3・4は会社資料（登記事項証明書・決算文書・事業案内・代表者に関する申告書）が加わる
- カテゴリー4はさらに法定調書合計表を提出できない理由の資料が必要
制度・様式・提出書類は改定されます。申請前には必ず入管庁の公式ページで最新のチェックシートを確認してください。
外国人材の受入れそのものの制度については「特定技能の対象分野【2026年版】」もあわせてご覧ください。
